W każdej spółce kapitałowej siły Zarządu (wykonanie) i Rady Nadzorczej (kontrola) muszą działać w idealnej harmonii. Ten podział ról jest kluczowy dla bezpieczeństwa i rozwoju firmy. Jednak w praktyce to on jest najczęstszym źródłem konfliktów i paraliżu decyzyjnego.
Jak prawnie uregulować ich relacje, by uniknąć kryzysu? Wyjaśniamy, dlaczego brak jasnej komunikacji i zdefiniowanych kompetencji w umowie spółki może kosztować firmę więcej niż myślisz, i pokazujemy, jak zapewnić stabilność i skuteczne zarządzanie.
Dwa kluczowe organy w spółce – dlaczego ich współpraca jest tak ważna?
Rada nadzorcza oraz zarząd są organami występującymi w spółkach kapitałowych, a zatem w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością, spółce akcyjnej, jak również prostej spółce akcyjnej przy czym należy podkreślić, iż o ile zarząd w spółce kapitałowej jest organem obowiązkowym o tyle rada nadzorcza w wielu wypadkach jest organem fakultatywnym, dobrowolnym powoływanym wolą wspólników spółki w wypadkach gdy uznają, że może to zrealizować określone cele wspólników. Takim celem może być wzmocnienie nadzoru nad działalnością spółki lub też poprawienie jakości relacji pomiędzy zarządem spółki a właścicielami spółki, jej wspólnikami dzięki powierzeniu kontaktów członkom organów spółki innym niż zgromadzenie wspólników.
Choć kompetencje tych dwóch organów są zgoła odmienne, każdy z nich odgrywa kluczową rolę w strukturze organizacyjnej przedsiębiorstw działających w jednej ze wskazanych form prawnych, a umowa spółki może precyzować ich wzajemne relacje. Zarząd oraz rada nadzorcza w spółce wspólnie odpowiadają za funkcjonowanie spółek kapitałowych, ich bezpieczeństwo, a także długofalowy rozwój. Jakkolwiek należy pamiętać, że ich kompetencje, sposób działania, sposób podejmowania decyzji są wielu wypadkach inne, a szczególną rolę w indywidualizowaniu zasad współpracy określa umowa spółki lub zgromadzenie wspólników spółki.
Zarząd jest organem podejmującym codzienne działania menedżerskie, zarządcze, jest organem wykonawczym, odpowiedzialnym za bieżące prowadzenie spraw spółki oraz za jej reprezentację na zewnątrz, względem kontrahentów, klientów, sądów, jak również organów władzy publicznej. To właśnie zarząd podejmuje bieżące decyzje dotyczące prowadzonej działalności, wyznacza i realizuje cele biznesowe i dba odpowiedni poziom przychodów, o rentowność działalności, o płynność finansową. Zadaniem zarządu jest realizacja strategii działalności spółki uzgodnionej przez wspólników, na zgromadzeniu wspólników lub też przyjętej przez zarząd spółki. Realizacja tej strategii jest codziennym zadaniem osób zajmujących stanowisko członka zarządu.
Zarząd reprezentuje spółkę w czynnościach pozasądowych spółki i sądowych, a zasady reprezentowania określa umowa spółki.
Rada nadzorcza w spółce natomiast pełni funkcję nadzorczą i kontrolną – jej zadaniem jest stały nadzór nad działalnością zarządu, ocena jego działań oraz czuwanie nad zgodnością funkcjonowania spółki z obowiązującym prawem, interesem wspólników, ładem korporacyjnym, uzgodnioną strategią działania często określoną przez zgromadzenie wspólników.
Choć te dwa organy pełnią odrębne, jasno określone przez prawo role — wykonawczą i nadzorczą — w praktyce granice ich kompetencji często się zacierają, jak również posiadają one na siebie bezpośredni wpływ. Ich sprawna i świadoma współpraca wpływa nie tylko na efektywność podejmowanych decyzji, ale również na bezpieczeństwo prawne, stabilność i ciągłość działania firmy. Z drugiej strony, konflikty, nieporozumienia lub niejasne podziały kompetencji mogą prowadzić do paraliżu decyzyjnego, utraty zaufania wspólników, inwestorów, a nawet w pewnych wypadkach naruszenia przepisów prawa.
Aby jednak lepiej zrozumieć źródła potencjalnych konfliktów pomiędzy zarządem i radą nadzorczą oraz poznać sposoby ich zapobiegania, w pierwszej kolejności powinieneś poznać jak wyglądają zasady funkcjonowania każdego z tych organów, a także przekonać się jakie funkcje pełnią one w spółkach kapitałowych.
Na czym polega codzienna praca zarządu?
Zarząd jest organem odpowiedzialnym za codzienne, bieżące zarządzanie spółką, co kodeks spółek handlowych określa jako prowadzenie spraw spółki i jej reprezentację na zewnątrz. Jest on organem, który podejmuje wszelkie decyzje związane z bieżącą działalnością spółki, o ile nie zostały one zastrzeżone dla kompetencji innych organów w przepisach prawa bądź dokumentach korporacyjnych spółki. Podstawowym dokumentem w tym zakresie jest umowa spółki. Kodeks stanowi, iż w obszarze kompetencji zarządu jest także składanie oświadczeń woli za spółkę, czyli dokonywania czynności prawnych jakimi są: składanie ofert, zawieranie umów, przyjmowanie ofert, wypowiadanie umów, rozwiązywanie umów, dokonywanie zmian w umowach. W tym zakresie prawo członka zarządu nie może być ograniczone ani przez umowę spółki ani przez zgromadzenie wspólników.
W praktyce to członkowie zarządu są osobami odpowiedzialnymi za zawieranie w imieniu spółki kontraktów, umów (zarówno takich dotyczących prowadzonych przez spółkę inwestycji, jak i umów o pracę np. z pracownikiem spółki, czy umów zlecenia, umów sprzedaży, dostawy, najmu określających zobowiązania spółki), występowanie z wnioskami, czy pozwami. W obszarze kompetencji zarządu mieści się także możliwość udzielenia pełnomocnictw do działania w imieniu spółki w określonych aspektach związanych z jej działalnością, a także delegowanie zadań poszczególnym pracownikom oraz dbanie o terminowe regulowanie ciążących na spółce zobowiązań.
Zatem codzienna praca zarządu to podejmowanie decyzji, prowadzenie analiz, wydawanie poleceń oraz realizacja podjętych decyzji, zawieranie umów, składanie zamówień. Czynności zarządu powinny wynikać z przyjętej strategii działalności spółki i prowadzić do jej realizacji. Całość tych czynności musi się składać na realizację strategii działalności spółki. Ważnym zadaniem zarządu jest prowadzenie sprawozdawczości finansowej, a działalność zarządu opisuje roczne sprawozdanie zarządu, a nie tylko sprawozdanie finansowe.
Brak zarządu w danej spółce prowadzi właściwie do jej paraliżu – w takim wypadku nie ma osoby, która mogłaby zawrzeć w imieniu spółki nawet najprostszą umowę. W związku z tym tak ważne jest aby organ ten był należycie obsadzony, tzn. aby w posiadał on taką liczbę członków jaka pozwoli na niezakłócone działanie danego podmiotu.
We wszystkich spółkach kapitałowych możliwe jest ustanowienie zarówno jednoosobowego jak i wieloosobowego zarządu – decyduje o tym umowa spółki lub statut spółki.
W przypadku gdy organ ten ma liczyć więcej niż jedną osobę, sposób reprezentowania określa umowa spółki. Jeśli jednak kwestia ta nie zostanie uwzględniona w tym najważniejszym dla danej spółki dokumencie – do składania oświadczeń w jej imieniu spółki wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu lub jednego członka zarządu łącznie z ustanowionym w danej spółce prokurentem. Chociaż często umowa spółki stanowi inaczej gdyż przewiduje iż oświadczenia w imieniu spółki wymagane do dokonania czynności prawnej będą dokonywane przez prezesa zarządu jednoosobowo, a przez innych członków zarządu łącznie, dwuosobowo.
Kto może być członkiem zarządu i jak się nim zostaje?
Kodeks spółek handlowych wprowadza jasne zasady wskazujące kto może zostać członkiem zarządu spółki prawa handlowego. Warto wskazać, że tożsame reguły dotyczą także członków rady nadzorczej. Przede wszystkim, osoba chcącą zostać członkiem zarządu (lub członkiem rady) musi posiadać pełną zdolność do czynności prawnych – a zatem nie może być to osoba niepełnoletnia bądź taka która została chociażby częściowo ubezwłasnowolniona. Co więcej, wykluczone jest, aby kandydat na członka zarządu (lub rady nadzorczej) nie był osobą skazaną na jedno z przestępstw określonych w przepisach Kodeksu spółek handlowych (np. tzw. łapówkarstwo, oszustwo).
Aby określić kto w danej spółce kapitałowej jest uprawniony do powołania członków zarządu, w każdej z nich w pierwszej kolejności należy zapoznać się z jej umową. Umowa spółki może określać odbiegające od zasad kodeksowych reguły dotyczące wyboru osób, które mają zostać odpowiedzialne za reprezentowanie spółki i prowadzenie jej spraw. Często umowa spółki stanowi inaczej wprowadzając zasadę, iż prawo powołania członków zarządu jest prawem osobistym wspólnika.
Jeśli jednak umowa nie określa sposobu powołania osób do pełnienia funkcji członka zarządu – w grę wchodziły będą reguły wynikające z Kodeksu spółek handlowych, zgodnie z którym w przypadku spółki z o.o. członków zarządu powołują wspólnicy spółki, czyli zgromadzenie wspólników, w przypadku prostej spółki akcyjnej akcjonariusze, chyba że została ustanowiona rada nadzorcza w spółce (wówczas decydują członkowie rady nadzorczej na posiedzeniu rady nadzorczej). Rada nadzorcza jest także odpowiedzialna za wybór członków zarządu w spółkach akcyjnych.
Tym samym, w przypadku wszystkich spółek, w których to rada nadzorcza jest odpowiedzialna za powołanie członków zarządu, gdy mandat członka zarządu wygasa, członkowie rady nadzorczej na posiedzeniu powinni podjąć niezwłocznie kroki do powołania nowej osoby, w miejsce dotychczasowego członka zarządu. Może to nastąpić po przeprowadzeniu postępowania kwalifikacyjnego o bardziej lub mniej sformalizowanym charakterze.
Zasadniczo mandat członka zarządu wygasa z dniem zatwierdzenia sprawozdania finansowego za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu.
Jakie są kluczowe obowiązki i uprawnienia zarządu? Jaki jest model podejmowania decyzji przez zarząd spółki?
Zgodnie z postanowieniami Kodeksu spółek handlowych, mandat członka zarządu, a więc prawo członka zarządu do prowadzenia spraw spółki oraz jej reprezentowania, dotyczy wszelkich czynności sądowych oraz pozasądowych spółki. W zakresie tym, oprócz tak zasadniczych kwestii jak zawieranie w imieniu danej spółki kapitałowej (np. spółki z ograniczoną odpowiedzialnością) umów o różnorakim charakterze, na zarządzie spoczywają również obowiązki związane ze sprawozdawczością spółki (a do takich należy sprawozdanie finansowe), a także dotyczące różnorakich obowiązków organizacyjnych związanych z działalnością spółki.
Mianowicie, zadaniem zarządu jest między innymi przygotowanie sprawozdania finansowego za każdy rok obrotowy, jak również sprawozdania z działalności spółki. Sprawozdanie finansowe i sprawozdanie z działalności powinny zostać zatwierdzone przez wspólników bądź akcjonariuszy spółki, jednak aby było to możliwe zarząd powinien zwołać w tym celu zwyczajne zgromadzenie wspólników lub zwyczajne walne zgromadzenie akcjonariuszy, na którym powinna zostać także podjęta przez faktycznych właścicieli firmy decyzja wskazująca podziału zysku albo sposób pokrycia straty. Zarząd, kierujący na co dzień działalnością spółki, powinien w tym zakresie, zwołując zgromadzenie wspólników lub akcjonariuszy zaproponować jaką wspólnicy powinni podjąć decyzję w zakresie wyniku finansowego osiągniętego przez spółkę w danym roku obrotowym.
Rada nadzorcza w spółce – strażnik interesów właścicieli spółki: Rola, uprawnienia i zadania
Po co spółce rada nadzorcza?
Nie w każdej spółce kapitałowej musi funkcjonować rada nadzorcza. Obowiązek taki istnieje jedynie we wszystkich spółkach akcyjnych niezależnie od wysokości posiadanego przez daną spółkę kapitału, bądź tego ilu akcjonariuszy ona liczy, jak również w spółkach z udziałem jednostek samorządu terytorialnego, także w spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością. Chociaż spółki z udziałem jednostek samorządu terytorialnego są rzadkim wypadkiem w obrocie gospodarczym.
Natomiast, w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością ustanowienie rady nadzorczej, będzie konieczne dopiero w przypadku gdy spółka liczy więcej niż 25 wspólników, a jej kapitał wynosi kwotę przewyższającą pół miliona złotych. Również w przypadku prostej spółki akcyjnej powołanie rady nadzorczej spółki nie jest obowiązkowym krokiem w toku jej działalności. Będzie to konieczne jedynie o tyle o ile umowa spółki zawiera w tym zakresie odpowiednie postanowienia.
W praktyce, rada nadzorcza powoływana jest przede wszystkim w większych podmiotach, zatrudniających wielu pracowników, które prowadzą inwestycje na szeroką skalę. Organ jest także typowym rozwiązaniem w odniesieniu do spółek pozyskujących zewnętrzne finansowanie, niezbędne do rozpoczęcia i prowadzenia działalności gospodarczej, a inwestorzy zapewniając spółce kapitał gwarantują swoim przedstawicielom udział w radzie nadzorczej np. jako przewodniczący rady nadzorczej.
Tym niemniej, w przypadku gdy w danej spółce kapitałowej funkcjonuje rada nadzorcza, jest ona organem odpowiedzialnym za sprawowanie stałego nadzoru nad działalnością spółki we wszystkich jej dziedzinach. Poprzez swoje działania rada nadzorcza czuwa nad tym, aby działalność spółki prowadzona była w granicach obowiązującego prawa, w sposób wspierający rozwój działalności, a równocześnie nienarażający spółki na niepotrzebne ryzyko i straty. Kodeks wskazuje, że jednym ze sposobów jej działania jest dokonywanie rewizji stanu majątku spółki. Tym samym, w dużej mierze działalność nadzorcza rady opiera się na kontroli działań podejmowanych przez zarząd, który na co dzień odpowiada za podejmowanie przez spółkę określonych decyzji i działań.
Warto także wskazać, że w przypadku ustanowienia rady nadzorczej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, umowa spółki może ograniczyć indywidualną kontrolę wspólników, a nawet ją wyłączyć.
Z czego wynikają i jakie są główne uprawnienia rady nadzorczej?
Podstawowe uprawnienia rady nadzorczej zostały określone w Kodeksie spółek handlowych. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, przede wszystkim do zadań rady nadzorczej spółki kapitałowej należy ocena prawidłowości i rzetelności sporządzonego sprawozdania z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego, jak również ocena wniosków zarządu dotyczących planowanego podziału zysku albo pokrycia straty. Rada nadzorcza w spółce kapitałowej jest zobowiązana także do sporządzenia pisemnego sprawozdania z wyników przeprowadzonej oceny (sprawozdanie rady nadzorczej).
Można uznać, że rada nadzorcza jest organem posiadającym szerokie kompetencje. W ramach pełnionych obowiązków, może ona także dokonywać rewizji stanu majątku spółki, a także żądać od członków zarządu oraz osób zatrudnionych przez spółkę (niezależnie od podstawy takiego zatrudnienia) oraz będących pracownikiem spółki wszelkiego rodzaju wyjaśnień. Rada nadzorcza może także badać dokumenty spółki. Zakres kontroli, którą sprawuje rada nadzorcza obejmuje także informacje, sprawozdania oraz wyjaśnienia dotyczące spółek zależnych oraz powiązanych.
W związku z nadanymi radzie nadzorczej uprawnieniami względem zarządu, organ ten musi między innymi udzielać radzie nadzorczej funkcjonującej w danym podmiocie, informacji dotyczących podejmowanych uchwał, sytuacji w której znajduje się spółka, jak również innych okolicznościach z zakresu prowadzenia spraw spółki.
Co więcej, do szczególnych obowiązków rady nadzorczej, należy także reprezentacja spółki w ściśle określonych relacjach z członkami zarządu. Mianowicie, w przypadku sporów pomiędzy spółką a jej członkami zarządu, bądź w umowach pomiędzy nimi a spółką, spółkę reprezentuje rada nadzorcza.
Potencjalny konflikt pomiędzy członkami tych organów, może zatem skutkować brakiem możliwości zawarcia określonej umowy. Działanie takie może z kolei działać zarówno na szkodę danego członka zarządu (gdy będzie to przykładowo umowa ustalająca zasady wynagradzania członków zarządu) bądź na szkodę spółki – na przykład w sytuacji gdy członek zarządu miał udostępnić spółce swoją nieruchomość na cele prowadzonej działalności.
Na co zwrócić uwagę powołując członków rady nadzorczej? Jak ukonstytuować skład rady nadzorczej?
Rada nadzorcza w spółce jest organem kolegialnym, w związku z czym nie ma możliwości ustanowienia jednoosobowej rady nadzorczej spółki prawa handlowego. W każdej spółce kapitałowej, rada nadzorcza musi mieć co najmniej 3 członków, powoływanych lub odwoływanych uchwałą wspólników lub akcjonariuszy. Kolegialność działania rady nadzorczej ma istotne znaczenie gdyż oznacza, iż pojedynczy członek rady nadzorczej nie ma zasadniczo kompetencji do wykonywania uprawnień tego organu. Dotyczy to zarówno spółki akcyjnej, prostej spółki akcyjnej jak i spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.
Członkowie rady nadzorczej wybierani są na podstawie uchwały wspólników lub akcjonariuszy danej spółki, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Kompetencje w tym zakresie mogą zostać przyznane na przykład określonemu wspólnikowi lub wspólnikom, którzy będą uprawnieni do powołania członka rady. Odwoływanie członków rady nadzorczej odbywa się na tożsamych zasadach. Mandat członka rady nadzorczej jak i mandat członka zarządu wygasa na podobnych zasadach po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu bądź rady nadzorczej.
Powołując członków rady nadzorczej trzeba koniecznie zwrócić uwagę na kilka istotnych kwestii. Mianowicie, konieczne należy pamiętać o zakazie łączenia stanowiska członka rady nadzorczej z innymi funkcjami w określonej spółce. W przypadku wszystkich spółek kapitałowych, członkiem rady nadzorczej nie będzie mogła zostać osoba będąca członkiem zarządu, likwidatorem, kierownikiem oddziału, zakładu, czy też główny księgowy. Zatem nie można zarządzać spółką i być jednocześnie członkiem rady nadzorczej. Chcąc powołać określoną osobę do pełnienia funkcji w radzie nadzorczej, koniecznie trzeba zapoznać się z przepisami dotyczącymi konkretnej spółki, tak aby określona osoba została ważnie powołana do pełnienia funkcji.
Warto wspomnieć, że w spółce akcyjnej oraz prostej spółce akcyjnej, istnieje możliwość delegowania członków rady nadzorczej do czasowego pełnienia funkcji członka zarządu. Możliwość taka istnieje na przykład w sytuacji gdy członek zarządu złożył rezygnację, bądź został odwołany z pełnionej funkcji. Jest to kolejny aspekt bezpośrednich relacji pomiędzy tymi dwoma organami.
Czy i jak można rozszerzyć uprawnienia rady nadzorczej w spółce?
W przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz spółki akcyjnej, przepisy Kodeksu spółek handlowych jasno wskazują, że wspólnicy mogą rozszerzyć uprawnienia przyznane radzie nadzorczej w ustawie. Możliwość taka istnieje poprzez zawarcie odpowiednich zapisów w umowie lub statucie danej spółki kapitałowej. Wprowadzając określone zapisy w dokumentach korporacyjnych, należy jednak mieć na uwadze, że w żadnym wypadku rada nadzorcza w spółce nie może wydawać zarządowi wiążących poleceń dotyczących prowadzenia jej spraw.
Zgodnie z przepisami, w szczególności rozszerzenie obowiązków rady nadzorczej może polegać na obowiązku uzyskania przez zarząd zgody rady nadzorczej do dokonania określonych w umowie spółki czynności. Przykładowo może być to obowiązek wyrażenia zgody przez radę nadzorczą na dokonanie sprzedaży lub zakupy nieruchomości, zaciągnięcie kredytu bądź na wypłatę przez zarząd zaliczek na poczet przewidywanej w danym roku dywidendy.
Uzyskanie zgody rady nadzorczej wymaganej przez umowę lub statut spółki co prawda nie powoduje nieważności czynności, która została dokonana przez zarząd bez wyrażenia zgody przez radę. Jednak może ona skutkować odpowiedzialnością członków zarządu z tytułu naruszenia zobowiązań wynikających z umowy spółki. Dlatego też tak ważne jest, aby w spółkach, w których funkcjonuje zarówno rada nadzorcza jak i zarząd, zadbać o zapewnienie dobrej współpracy między tymi organami.
Rada nadzorcza a zarząd – na styku kompetencji: Gdzie pojawiają się wyzwania?
Jakie są potencjalne punkty sporne i ich źródła?
Pomimo że przepisy Kodeksu spółek handlowych wyraźnie rozgraniczają kompetencje i role jakie pełnią zarząd i rada nadzorcza, praktyka pokazuje, że w codziennym funkcjonowaniu przedsiębiorstwa, granice te bywają płynne i ulegają zatarciu.
Źródłem powstających pomiędzy tymi dwoma organami konfliktów niejednokrotnie są organizacyjne napięcia wynikające z chęci uzyskania wpływu na decyzje podejmowane przez zarząd, brak wypracowanej strategii spółki lub brak zgody co do metod jej realizacji, inna wizja rozwoju działalności, czy też brak jasno określonych zasad funkcjonowania organów, a często nawet osobiste podejście członków rady nadzorczej lub zarządu do innych członków.
Jak budować efektywną współpracę i unikać konfliktów dla dobra spółki?
Wzajemne zaufanie pomiędzy zarządem a radą nadzorczą, przynoszące wymierne efekty w efektywnym prowadzeniu działalności przez daną spółkę prawa handlowego, jest przede wszystkim wynikiem odpowiedniego ukształtowania systemu komunikacji pomiędzy tymi organami, jasnych i klarownych zasad współpracy oraz określenia celu i interesów spółki w sposób tożsamy dla obu organów. Powinno to wynikać z uzgodnionych i wdrożonych postanowień umów spółek, regulaminów obu organów spółki.
Chociaż każdy ze wskazanych organów działa w ramach samodzielnie posiadanych kompetencji i związanej z nimi odpowiedzialności, to ich działalność pozostaje ze sobą w ścisłej interakcji, przenikając się wzajemnie i oddziaływa bezpośrednio na prowadzoną przez spółkę działalność gospodarczą. W związku z tym, tylko niepozostawione przypadkowi współdziałanie tych organów może zapewnić spółce rozwój i bezpieczeństwo.
Jasno zdefiniujcie role i oczekiwania względem organów w umowie spółki oraz w regulaminach.
Podstawą dobrej relacji pomiędzy zarządem oraz radą nadzorczą jest przejrzystość kompetencji obu tych organów. Co prawda, przepisy Kodeksu spółek handlowych dosyć klarownie określają zakres kompetencji zarządu oraz rady nadzorczej, jednak mimo to warto także zadbać o wprowadzenie do dokumentów korporacyjnych spółki szczegółowych zapisów. Mogą, a nawet powinny znaleźć się one w umowie lub statucie spółki. Koniecznym działaniem jest również sporządzenie regulaminów wskazanych organów.
W dokumentach korporacyjnych danej spółki kapitałowej (spółki akcyjnej, prostej spółki akcyjnej, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością) powinny zostać uregulowane kwestie takie jak zakres obowiązków informacyjnych zarządu względem funkcjonującej w danej spółce rady nadzorczej, procedura podejmowania decyzji przez dany organ, czy częstotliwość posiedzeń organów, sposób wymiany informacji. Co więcej, o czym była już mowa, umowa spółki może określać zakres działań zarządu, które wymagają uzyskania zgody rady nadzorczej.
Uregulowanie wskazanych kwestii możliwie jak najdokładniej stanowczo sprzyja szybkości podejmowania decyzji w danym przedsiębiorstwie, co z kolei wpływa na jego rozwój i równowagę. Z kolei, im mniej kwestii zostanie pozostawionych przypadkowi, tym mniejsze ryzyko zaistnienia konfliktu pomiędzy zarządem i radą nadzorczą określonej spółki.
Otwarta i regularna komunikacja
Dobrym pomysłem w relacjach rady nadzorczej z zarządem jest wypracowanie jasnych zasad komunikacji pomiędzy tymi organami. Komunikacja może przebiegać w sposób w pełni sformalizowany i przybierać przykładowo formę cyklicznych raportów (np. kwartalnych czy półrocznych), jak i w sposób niesformalizowany poprzez odpowiedzi zarządu na zadane przez radę ad hoc pytania.
Dobrym pomysłem w tym zakresie może okazać się sporządzenie harmonogramu spotkań członków rady nadzorczej z członkami zarządu danej spółki, a także sposobu przekazywania informacji. Nie ma przy tym przeszkód, aby komunikacja pomiędzy organami przebiegała przy wykorzystaniu nowoczesnych narzędzi do komunikacji – mailowo bądź, przy wykorzystaniu aplikacji służących do wideokonferencji (np. Teams).
Jasne skonstruowanie zasad pozwoli na uniknięcie ewentualnych niedomówień bądź nieporozumień. Każdy z członków rady nadzorczej oraz zarządu będzie posiadał jasną ścieżkę komunikacji, przepływu informacji i udostępnienia dokumentów spółki. Pozwoli to na uniknięcie sytuacji, w których dokumenty spółki, bądź informacje jej dotyczące zostaną udostępnione w sposób, który uniemożliwi ich dotarcie do członków drugiego organu.
Wspólne wypracowanie, akceptacja i zrozumienie strategii firmy.
Chociaż zasadniczym obowiązkiem rady nadzorczej jest stały nadzór nad działalnością spółki, m.in. poprzez kontrolowanie działań podejmowanych przez jej zarząd, powinna ona także wspierać jego członków w realizacji celów wyznaczonych przez spółkę w jej działalności. W tym jednak zakresie, warto zadbać o to żeby oba organy spółki tak samo rozumiały kierunek rozwoju i cele do osiągnięcia których dąży spółka.
W tym zakresie, przydatne mogą także okazać się cykliczne spotkania członków wskazanych organów, podczas których ich członkowie przedstawią swoje wizje na określone kwestie czy plany spółki. Pozwoli to szybko zidentyfikować potencjalne punkty sporne i wypracować rozwiązania zanim dojdzie do konfliktu bądź konieczności podjęcia określonych decyzji.
Co daje korzystanie z profesjonalnego doradztwa?
W relacjach występujących pomiędzy członkami rady nadzorczej oraz członkami zarządu, niejednokrotnie pojawiają się sytuacje wymagające nie tylko znajomości przepisów prawa, ale także jego odpowiedniej interpretacji, tak aby mogły one zostać prawidłowo zastosowane zarówno w bezpośrednich relacjach pomiędzy organami spółki, ale także w jej kontaktach z kontrahentami, klientami, czy wierzycielami.
W takim momentach niezwykle cenne staje się wsparcie profesjonalnych doradców – zarówno adwokatów czy radców prawnych specjalizujących się w określonych gałęziach prawa, jak również doradców podatkowych czy też doradców biznesowych. Osoby takie, jako niezaangażowane w potencjalne spory, powinny pomóc w opracowaniu klarownych zasad współpracy, co pozytywnie wpłynie na zapobieganie ewentualnym konfliktom, a przy tym wskaże najlepsze możliwe rozwiązania określonej sytuacji.
Profesjonalni doradcy pozwolą także na obiektywną ocenę działalności każdego z organów spółki, co z kolei posiada wpływ na budowanie wzajemnego zaufania i prowadzenie efektywnej komunikacji pomiędzy członkami zarządu i rady nadzorczej nawet w sytuacjach kryzysowych.
Przykładowo, pomoc niezależnego doradcy może okazać się nieoceniona w sytuacji gdy rada nadzorcza uzyska informacje o potencjalnym konflikcie interesów, dotyczącym jednego z członków zarządu danej spółki kapitałowej, który może bezpośrednio wpływać na jego ewentualne działania na niekorzyść spółki. W takiej sytuacji zewnętrzny doradca pomoże w oparciu o obowiązujące przepisy prawa ocenić sytuację członka zarządu oraz podejmowane przez niego działania, a także w przypadku takiej konieczności wskaże jak przeprowadzić działania naprawcze.
Podsumowanie: Zgrany duet zarząd-rada nadzorcza to przepis na sukces
Zarówno członkowie zarządu jak i rady nadzorczej, funkcjonującej w danej spółce kapitałowej, powinni wykonując powierzone im obowiązki dołożyć staranności, która wynika z zawodowego charakteru swojej działalności. Wyrazem jej dochowania jest między innymi, działanie w granicach prawa oraz określenie jasnych zasad współpracy pomiędzy radą nadzorczą a zarządem w danej spółce kapitałowej, co daje możliwość uniknięcia potencjalnych konfliktów lub szybkiego wygaszenia już powstałych nieporozumień.
Aby łagodzić powstałe spory i nie dopuszczać do powstawania nowych konfliktów, kluczowe jest określenie jasnego podziału kompetencji zarządu i rady nadzorczej, jak również ustalenie przejrzystych zasad komunikacji między organami. Także dążenie do regularnego dialogu pozytywnie wpływa na wzajemne relacje tych dwóch organów i pozwala na wczesne wykrycie potencjalnych nieporozumień. Sposób prowadzenia komunikacji powinien być wskazany w dokumentach korporacyjnych spółki.
Nie zapomnij również, że korzystanie z profesjonalnego doradztwa także odnosi pozytywny wpływ na relacje pomiędzy zarządem a radą nadzorczą. Oba te organy działają przecież, aby dbać o dobro spółki. Wspólne dążenie do realizacji tego celu jest natomiast możliwe tylko jeśli współpraca tych organów opiera się na wzajemnym zaufaniu, jak również otwartości na konstruktywną krytykę – w tym doskonale mogą pomóc zewnętrzni doradcy. Ich udział pozwoli także przygotować się na potencjalne problemy i wyzwania stojące przed spółką i jej organami.
