Rejestracja spółki w 24 godziny? To kuszące, ale pośpiech na starcie to prosta droga do kosztownych problemów w przyszłości. Niewłaściwy wybór formy prawnej, wadliwa umowa spółki czy brak strategii podatkowej to tylko niektóre z pułapek, które mogą narazić Cię na niepotrzebne podatki, osobistą odpowiedzialność za długi firmy i paraliżujące konflikty ze wspólnikami.
Zanim podejmiesz jedną z najważniejszych decyzji w swoim biznesowym życiu, poznaj 10 najczęstszych błędów popełnianych przy zakładaniu spółki. Ten artykuł pomoże Ci uniknąć błędów i zbudować firmę na solidnych fundamentach od samego początku.
Dlaczego warto unikać błędów na starcie?
Wybór formy prawnej dla prowadzenia działalności gospodarczej i założenie spółki to wybór wymagający poznania wad i zalet każdej z form prowadzenia działalności i dopasowania odpowiedniej formy do Twoich indywidualnych potrzeb i oczekiwań.
Zawiązanie spółki, w większości wypadków jest stosunkowo proste, większość form daje możliwość złożenia oświadczenia o założeniu spółki elektronicznie (np. założenie spółki z o.o. to kwestia jednego dnia).
Jednak dokonanie niewłaściwego wyboru, co może się ujawnić już po pierwszych miesiącach działalności i zawarcie umowy spółki, której forma prawna będzie dla nas niewłaściwa będzie skutkowało koniecznością zmiany formy, a to może okazać się kosztowne i czasochłonne.
Twoja wiedza i odpowiednia pomoc prawna oraz wsparcie podatkowe nie tylko ułatwią założenie spółki, sprawne przeprowadzenie rejestracji spółki i szybki wpis do Krajowego Rejestru Sądowego ale mogą też zmniejszyć koszty założenia spółki i dopasować formę prawną do Twoich potrzeb.
Dobry start, właściwy wybór, założenie spółki dopasowanej do Twoich oczekiwań i Twojego doświadczenia to fundament rozwoju Twojej firmy. Jeżeli funkcjonowanie spółki, tej konkretnie wybranej przez Ciebie nie będzie Ci odpowiadało ze względu na popełnione błędy na etapie zakładania spółki to konieczne będzie albo założenie nowej spółki i przeniesienie na nią Twojego biznesu, albo też konieczne będzie przekształcenie spółki co może być kosztowne.
Wsparcia powinien udzielić Ci nie tylko doświadczony radca prawny czy adwokat ale także doradca podatkowy aby kwestie związane z formami opodatkowania Twojej działalności były właściwie przeanalizowane przez Ciebie.
Celem niniejszego artykułu jest kompleksowe wsparcie dla Ciebie przy podejmowaniu decyzji o wyborze konkretnej formy prawnej prowadzonej działalności i opracowywaniu planu działań niezależnie od tego czy będzie to jednoosobowa spółka akcyjna czy jednoosobowa działalność gospodarcza, czy inna forma prawna.
Wybierając formę prawną zwróć uwagę na przyszłość i tą bliską, która nastąpi za 6, 12 miesięcy, tą za 5, 10 lat ale też tą za lat kilkanaście gdy będziesz zakładał fundację rodzinną i planował sukcesję, emeryturę i zasłużony odpoczynek ciesząc się z owoców Twojej pracy.
Ten cel jakim jest sukces, radość z kolejnych etapów rozwoju i możliwość cieszenia się efektami Twojej pracy jaki nastąpi będzie dla Ciebie motywacją do codziennego wysiłku i pracy. Aby jednak ta radość nie była powiązana ze świadomością niedoskonałości Twojej formy prawnej lub innymi błędami popełnionymi na starcie, zastanów się zanim nastąpi zawarcie umowy spółki, rejestracja spółki w rejestrze przedsiębiorców KRS, czyli założenie spółki.
Co powinieneś przeanalizować?
Zastanawiając się nad wyborem spółki, należy przeanalizować szereg istotnych zagadnień.
Dokładnie przeanalizuj Twoje cele krótko oraz długoterminowe. Zastanów się na wizją Twojej działalności i skonsultuj się z doradcą prawnym oraz doradcą podatkowym aby dopasować formę prawną do indywidualnych potrzeb i skali działalności. Zastanów się także, która forma najlepiej zabezpieczy Twój majątek prywatny.
Przy wyborze formy prawnej liczy się: formalizm danej formy (możesz wybierać od najmniej skomplikowanych form do najbardziej formalistycznych, a tym samym najbardziej kosztownych), zasady opodatkowania, dostępne ulgi podatkowe i zwolnienia oraz zasady odpowiedzialności wspólników i osób zarządzających.
Jeżeli potrzebujesz pomocy czy to podatkowej, czy prawnej, aby odpowiedzieć na konkretne pytania nie wahaj się zapytać radcy prawnego, adwokata i doradcy podatkowego. Koszt doradztwa prawno-podatkowego może pozwolić Ci uniknąć wyższych kosztów związanych z kosztami działalności spółki.
Błąd nr 1: Niewłaściwy wybór formy prawnej spółki
Wybór niewłaściwej formy prawnej spółki to błąd powodujący konieczność niezwłocznej zmiany formy prawnej spółki albo poprzez przekształcenie obecnej spółki w inną spółkę albo też poprzez przeniesienie obecnej działalności na inną, nowo założoną spółkę i likwidację spółki, której formę źle wybrałeś. Te zmiany mogą być kosztowne i zamiast uczyć się na własnych błędach lepiej skorzystać z doświadczeń innych.
Na czym polega ten błąd? Błąd popełnisz gdy nie przeanalizujesz swoich planów, intencji i wyobrażeń i nie skonsultujesz ich z doświadczonym doradcą, który oceni czy wybrana przez Ciebie forma będzie korzystna, uwzględniając Twoje plany i intencje. Ważne jest, abyś sobie wyobraził, pokazał swoje intencje jakie masz zakładając konkretną spółkę np. spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością czy też jakie masz myśląc o założeniu spółki jawnej.
Różnice w formach prawnych spółek i formach prowadzonej działalności gospodarczej dotyczą:
- formalizmu prowadzenia danej spółki (księgowość, dokumentacja prawna, podejmowanie decyzji, podział ról w spółce na menedżerów i właścicieli); formalizm liczy się nie tylko przy zakładaniu spółki, na etapie rejestracji spółki lecz przede wszystkim gdy chodzi o jej działanie i może być dla Ciebie trudny do zaakceptowania,
- zasad opodatkowania, czyli wysokości obciążeń podatkowych z jakimi musisz się liczyć zanim zarobione środki zainwestujesz lub trafią do Twojej kieszeni,
- dostępnych ulg podatkowych i zwolnień z jakich możesz skorzystać,
- zasad odpowiedzialności Twojej jako wspólnika, Twojej jako menedżera, co jest oczywiście szczególnie istotne.
Wybór formy prawnej „na szybko”, szybki wpis do Krajowego Rejestru Sądowego bez analizy specyfiki planowanej działalności, liczby wspólników, planów rozwoju, przychodów, brak zrozumienia różnic w odpowiedzialności, różnic w opodatkowaniu, kosztach prowadzenia i wymogach formalnych między np. spółką jawną, partnerską, komandytową, z o.o. czy akcyjną mogą skutkować popełnieniem tego błędu.
Konsekwencjami niewłaściwego wyboru są: niepotrzebnie wysokie obciążenia podatkowe, osobista odpowiedzialność za zobowiązania spółki tam, gdzie można było jej uniknąć, skomplikowane i kosztowne przekształcenia w przyszłości, trudności w pozyskaniu kapitału, potencjalne komplikacje przy planowaniu przekazania firmy do fundacji rodzinnej (np. niektóre formy mogą być mniej elastyczne).
Błąd nr 2: Brak przygotowanej strategii podatkowej
Założenie spółki bez przygotowanej wcześniej strategii podatkowej to ryzyko wpadnięcia w zbyt wysokie obciążenia podatkowe, które będą hamowały rozwój Twojego biznesu.
Dzięki opracowaniu Twojej strategii podatkowej przy zakładaniu spółki ocenisz, czy skala obciążeń w działalności Twojej spółki będzie akceptowalna i nie będzie istotną okolicznością ograniczającą rozwój Twojego biznesu. W opracowaniu strategii podatkowej powinieneś wziąć pod uwagę nie tylko podatek od osób prawnych ale także podatek od osób fizycznych, opodatkowanie VAT, ewentualnie podatek od czynności cywilnoprawnych, który także może mieć znaczenie (np. w przypadku spółki zawiązywanej w systemie S24 należy pamiętać o obowiązku samodzielnego złożenia deklaracji podatkowych).
Pamiętaj – to, że spółka będzie płaciła do urzędu skarbowego niski podatek dochodowy np. 9 % to nie znaczy, że jest to korzystne opodatkowanie ponieważ zanim środki trafią do Twojej kieszeni mogą zostać pomniejszone dodatkowo np. o 19 %.
W ocenie strategii podatkowej powinieneś wziąć pod uwagę także koszty składki zdrowotnej, daniny solidarnościowej oraz ubezpieczeń społecznych.
Błąd nr 3: Nieprecyzyjna lub wadliwa umowa spółki
Umowa spółki, którą podpiszesz przy zakładaniu spółki powinna być dostosowana do Twojej indywidualnej sytuacji. Nie oznacza to, że zawsze musisz zawierać spółkę w formie tradycyjnej, na przykład w formie aktu notarialnego, rezygnując z założenia spółki przez system S24, który jakkolwiek obecnie jest anachroniczny, mało intuicyjny, skomplikowany (inaczej należy ocenić Portal Rejestrów Sądowych) to jednak umożliwia zawarcie umowy spółki, złożenie wniosku, przeprowadzenie rejestracji spółki, a tym samym założenie spółki, nawet w 24 godziny.
Jednak założenie spółki przez system S24, gdy umowa spółki jest niedostosowana do Twoich potrzeb, może być złym rozwiązaniem.
Ten błąd popełniasz wówczas gdy podpisujesz to czego nie rozumiesz. Jeżeli korzystasz z gotowych, niedopasowanych wzorców, nie zidentyfikujesz właściwie ryzyk związanych z formą prowadzonej działalności, osobami wspólników, zasadami współpracy. Jeżeli pominiesz kluczowe kwestie (np. zasady zasady reprezentacji, podział zysków i strat, sposób podejmowania decyzji, zasady wyjścia wspólnika, dziedziczenia udziałów) i akceptujesz niezrozumiałe dla Ciebie niejasne lub sprzeczne wewnętrznie zapisy.
Konsekwencjami wadliwie sformułowanych zapisów w umowie spółki mogą być konflikty między wspólnikami i brak mechanizmów ich usunięcia, paraliż decyzyjny w spółce, który będzie miał wpływ na funkcjonowanie spółki, spory przy sprzedaży udziałów, konieczność odwołania się do rozstrzygnięcia sądowego przy rozwiązywaniu sporu.
Umowę spółki, którą podpisujesz musisz rozumieć i w pełni zaakceptować konsekwencje określonych zapisów. Umowa spółki określa Twoje relacje ze spółką i sposób podejmowania decyzji, zobowiązania prawne wspólników – to konstytucja Twojej działalności i poświęć jej odpowiednio dużo uwagi.
Oceń różne rodzaje ryzyka i zapoznaj się z mechanizmami ich minimalizacji. A następnie, gdy tylko pomoc prawna jest dostępna skorzystaj z porady eksperta (adwokat, radca prawny), aby upewnić się, że Twoja umowa spółki jest odpowiednio sformułowania i możesz przystąpić do rejestracji spółki.
Błąd nr 4: Brak lub niejasne ustalenia między wspólnikami (poza umową spółki)
Umowa spółki, którą została dla Ciebie przygotowana może się okazać niewystarczająca, aby w pełni opisać zobowiązania wzajemne wspólników podjęte przy zakładaniu spółki. Niezależnie od tego, czy jest ona zawarta przez system S24, czy w formie aktu notarialnego, czyli w formie tradycyjnej.
Do najczęstszych błędów należy zaniechanie opisania w dodatkowej umowie wzajemnych zobowiązań wspólników, poza tymi wyrażonymi w umowie spółki, w umowie podpisywanej przy rejestracji spółki. Umowa dodatkowa, często określana jako umowa inwestycyjna nie widnieje wśród obowiązkowych wymaganych dokumentów do założenia spółki.
Poleganie wyłącznie na minimalnych zapisach umowy spółki, bez dodatkowych umów wspólników (shareholders’ agreements) w formie umowy inwestycyjnej skutkuje brakiem precyzyjnie określonych zobowiązań stron umowy spółki np. brakiem ustaleń dotyczących strategii rozwoju, podziału ról, zakazu konkurencji, powstaniem sytuacji „deadlock”, czyli sytuacji gdy na skutek równego rozłożenia głosów nie można podjąć istotnych decyzji w spółce.
Konsekwencjami tego błędu są: niezrozumienie wzajemnych oczekiwań i celów, trudności w rozwiązywaniu sporów operacyjnych i strategicznych, ryzyko odejścia kluczowego wspólnika z wiedzą i klientami do konkurencji.
Rozważ zawarcie dodatkowej umowy wspólników, zwłaszcza przy większej liczbie założycieli lub różnych wizjach rozwoju. Regularnie komunikujcie się i aktualizujcie wspólne ustalenia.
Błąd nr 5: Niedoszacowanie kapitału zakładowego i początkowych potrzeb finansowych Twojej spółki
Wkład, kapitał zakładowy wnoszony do spółki przy rejestracji spółki to podstawa finansowa dla spółki przy rozpoczynaniu działalności gospodarczej. Najczęściej do spółki wnosi się na pokrycie wkładu środki pieniężne aczkolwiek zwłaszcza do spółek osobowych można wnieść wkład niepieniężny. W przypadku spółek kapitałowych np. w przypadku spółki z o.o. należy uprzednio rozważyć wniesienie aportu z uwagi na obciążenie podatkowe tej operacji gospodarczej.
Wniesienie wkładu pieniężnego jest więc prostsze i w wielu wypadkach optymalne, aczkolwiek trzeba przyznać, że w niemal wszystkich spółkach jest on ustalony na minimalnym poziomie, na pewno niewystarczającym na rozpoczęcie działalności inwestycyjnej. Na przykład założenie spółki z o.o. i wniesienie kapitału 5.000 zł nie jest realną szansą na odniesienie sukcesu finansowego jeżeli nie połączy się tego działania z dalszym dokapitalizowaniem spółki w postaci pożyczek pieniężnych od wspólników lub osób trzecich wraz z osobistym zaangażowaniem wspólników w pracy na rzecz spółki. To zaangażowanie musi być opisane w umowie inwestycyjnej. Założenie spółki z o.o. z kilkoma wspólnikami, z minimalnym kapitałem bez zawarcia umowy inwestycyjnej to błąd.
Konieczne jest ustalanie minimalnego wymaganego wkładu finansowego na rozpoczęcie działalności spółki i dostosowanie kapitału zakładowego spółki, wkładów do realnych potrzeb na start i pierwsze miesiące działalności. Poważnym błędem jest też brak rezerwy finansowej na nieprzewidziane wydatki, co skutkuje szybką utratą płynności finansowej i koniecznością poszukiwania dodatkowego finansowania w trudnym momencie.
Aby uniknąć tego błędu przygotuj realistyczny biznesplan i budżet oraz zapewnij spółce dostęp do tych środków i pamiętaj, że kapitał zakładowy to nie jedyny koszt – uwzględnij opłaty rejestracyjne, notarialne, marketing, wynajem lokalu, koszty biura rachunkowego.
Błąd nr 6: Problemy z nazwą i siedzibą spółki
Prawne określenie na nazwę spółki to firma spółki. Przy wyborze firmy spółki są dwa istotne aspekty, które musisz wziąć pod uwagę. Prawny i marketingowy.
Wybór nazwy czyli firmy, która nie wyróżnia się, jest trudna do zapamiętania, jest skomplikowana spowoduje, że rozpoznawalność Twojej marki będzie trudniejsza. Wybierz nazwę unikalną i łatwą do komunikowania.
Natomiast wybór firmy, która jest niezgodna z prawem gdyż na przykład wprowadza w błąd lub narusza prawa osób trzecich (np. prawa do znaku towarowego) oznacza konieczność jej zmiany lub konieczność ponownego zawarcia umowy spółki. Będzie tak, gdy już jakiś inny przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą pod firmą, pod którą Ty działasz.
Błąd ten popełnisz gdy nie sprawdzisz dostępności wybranej przez Ciebie nazwy dla Twojej spółki, przynajmniej w KRS. Będzie on skutkował koniecznością zmiany nazwy i koniecznością poniesienia dodatkowych kosztów oraz może skutkować sporami prawnymi dotyczącymi nazwy. Zatem sprawdź wybraną nazwę w KRS, UP RP (Urząd Patentowy) i bazach domen internetowych także aby nie wprowadzić w błąd kontrahentów.
Wybór nieodpowiedniego adresu siedziby (np. wirtualne biuro, gdy działalność wymaga fizycznej obecności i kontroli) to problemy z rejestracją do podatku VAT i koniecznością zmiany adresu siedziby bądź też w ogóle siedziby spółki. Może też oznaczać problemy z odbiorem korespondencji urzędowej. Upewnij się, że masz prawo do korzystania z lokalu pod wskazanym adresem siedziby.
Błąd nr 7: Nieprawidłowe określenie przedmiotu działalności (PKD)
Przedmiot działalności spółki określany w umowie to podstawowy element każdej umowy spółki. Obecnie sprowadza się to do prawidłowego dopasowania PKD do tego co wspólnicy chcą robić, zgodnie z zasadą „im więcej tym lepiej”. Ta zasada jest prawidłowa aczkolwiek są pewne ograniczenia. Określone działalności mogą być prowadzone tylko przez podmioty o określonej formie prawnej, a zatem wpisanie wszystkich możliwych rodzajów działalności będzie skutkował odmową rejestracji spółki lub koniecznością zmiany umowy spółki.
Zatem błędem jest wpisanie zbyt wąskiego lub zbyt szerokiego zakresu PKD, pominięcie kodów kluczowych dla faktycznie wykonywanej działalności. Dodatkowo trzeba uwzględnić to, że niektóre rodzaje działalności wymagają dodatkowych zezwoleń czy koncesji powiązanych z określonymi kodami PKD.
Ograniczenie możliwości prowadzenia określonych działań, czy też problemy przy ubieganiu się o dotacje, kredyty czy udział w przetargach, konieczność późniejszych, czasochłonnych zmian w KRS to skutki tego błędu.
Dokładnie przeanalizuj, jakie usługi lub produkty będziesz oferować teraz i w najbliższej przyszłości. Skonsultuj wybór kodów PKD, jeśli masz wątpliwości. Pamiętaj o konieczności wybrania przeważającego przedmiotu działalności.
Błąd nr 8: Zaniedbanie kwestii podatkowych i księgowych od samego początku
Na etapie zakładania spółki nie tylko spółki z o.o. ale każdego rodzaju spółki trzeba rozważyć wymogi prawne, podatkowe, księgowe związane z przychodami, kosztami i wypłatą środków dla Ciebie. Najczęstsze błędy jakie są popełniane w tym zakresie to brak określenia na etapie rejestracji spółki sposobu wypłaty środków ze spółki jak i kwestii objęcia Ciebie składkami ubezpieczeniowymi, aby mieć zapewnioną podstawową opiekę zdrowotną.
Dodatkowo to brak wyboru formy opodatkowania przed rozpoczęciem działalności, niezarejestrowanie się jako podatnik VAT (jeśli konieczne lub korzystne), brak precyzyjnej umowy z biurem rachunkowym lub wybór niekompetentnej księgowości mogą skutkować zaległościami podatkowymi i odsetkami, brakiem możliwości odliczenia VAT, chaosem w dokumentacji i ryzykiem kontroli skarbowej. Skonsultuj się z doradcą podatkowym lub doświadczonym księgowym jeszcze przed rejestracją spółki. Wybierz formę opodatkowania świadomie. Zadbaj o profesjonalne prowadzenie księgowości od pierwszego dnia i dokładnie przeanalizuj wymogi jakie będą konieczne do prawidłowej współpracy z biurem rachunkowym.
Błąd nr 9: Ignorowanie wymogów formalnych i proceduralnych przy rejestracji
Wprowadzone udogodnienia przy zakładaniu spółek pozwalają na elastyczny wybór sposobu założenia spółki, od najprostszej formy do zakładania spółki w szczególnej formie, aktu notarialnego. W obrocie gospodarczym funkcjonują umowy spółek liczące zaledwie 2 strony jak i 30 stron.
Stopień formalizmu przy zakładaniu Twojej spółki trzeba dostosować do Twoich potrzeb i oczekiwań.
Założenie spółki może trwać 24 godziny jak i 3 miesiące, z uwagi na popełniane błędy. Złożenie wniosku na elektronicznym formularzu może przebiegać łatwo i intuicyjnie jak i w sposób skomplikowany, wieloetapowy.
Złożenie wniosku powinno nastąpić sprawnie, aby rejestracja przebiegła bez dodatkowych wezwań ze strony Sądu, co może skutkować odrzuceniem wniosku (zwrotem wniosku lub odmową rejestracji spółki).
Członkowie zarządu powinni dodatkowo pamiętać o szczególnych obowiązkach jakie wiążą się z założeniem spółki, czy to spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, czy też gdy to będzie spółka akcyjna czy inna spółka takich jak: wpis do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych, złożenie odpowiedniej deklaracji do urzędu skarbowego i opłacenie podatku od czynności cywilnoprawnych (niezależnie od tego czy spółka pozyskuje wkłady pieniężne czy też rzeczowe).
Brak wykonania tych dodatkowych formalności związanych z rejestracją spółki nie będzie skutkował odrzuceniem wniosku lecz może spowodować nałożenie kary pieniężnej lub dodatkowymi komplikacjami w przyszłości np. jeżeli członkowie zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością zaniechają sporządzenia listy wspólników przy zakładaniu spółki z o.o. to za kilkanaście, kilkadziesiąt lat przy zbywaniu udziałów w spółce będzie brakowało jednego z istotniejszych dokumentów do wykazania statusu ówczesnych wspólników. Pomoc prawna w tym zakresie wydaje się nieoceniona ponieważ pozwoli na sprawne sporządzenie kompletu dokumentów i wykonanie wszystkich obowiązków prawnych związanych z prawnym aspektem założenia spółki.
Natomiast składanie niekompletnych lub błędnie wypełnionych wniosków do KRS, niedotrzymywanie terminów wyznaczonych przez Sąd, brak wymaganych załączników, opłat, zaniedbania formalne w dokumentach będą skutkować, w najlepszym wypadku koniecznością ponawiania procedury, a w najgorszym koniecznością ponownego zawarcia umowy np. koniecznością ponownego zawarcia umowy spółki z o.o. Oznacza to przedłużający się proces rejestracji, zwroty wniosków i konieczność ich poprawiania, dodatkowy stres i koszty.
Próba samodzielnej rejestracji (np. przez S24) bez pełnego zrozumienia procedury może prowadzić do powstania spółki z nieoptymalną umową (na przykład źle, nieoptymalnie ustalonego roku obrotowego, co może skutkować wyższym opodatkowaniem), braku możliwości wypłaty zaliczek na poczet dywidendy, braku wprowadzenia uproszczonego sposobu rozwiązywania spółki w przypadku spółek osobowych, braku skrócenia okresu wypowiedzenia umowy spółki. To często popełniane błędy.
Dokładnie zapoznaj się z wymogami lub powierz proces rejestracji profesjonalistom.
Korzystając z S24, pamiętaj o ograniczeniach wzorca umowy i rozważ, czy nie lepiej wybrać tradycyjną formę notarialną dla większej elastyczności – co może być istotne dla przyszłej struktury, np. pod kątem wniesienia udziałów do fundacji rodzinnej.
Błąd nr 10: Nieprzemyślany podział udziałów lub akcji i uprawnień wspólników.
Zakładając spółkę wspólnie z innymi osobami powinieneś uwzględnić i wyważyć podział udziałów, uprawnień wspólników i dostosować go do realnego wkładu wspólnika do spółki – wkładu finansowego, intelektualnego, wkładu pracy i deklarowanego zaangażowania. Jest to ważne, aby uwzględnić deklarowane zobowiązanie wspólnika ujęte zarówno w umowie spółki w postaci wkładu jak i w umowie inwestycyjnej. Jeżeli taka umowa została zawarta pomiędzy wspólnikami (umowa inwestycyjna) powinna ona określać zakres zaangażowania każdego wspólnika we wspólne przedsięwzięcie.
Dostosowując zakres uprawnień każdego ze wspólników wynikający z umowy spółki oraz z umowy inwestycyjnej do deklarowanego zakresu zaangażowania konkretnego wspólnika należy wyważyć długoterminowe cele wspólników i ich wkład w realizację tych celów.
Błędem jest brak zróżnicowania uprawnień (np. co do głosu, dywidendy), gdy jest to uzasadnione lub też tworzenie struktury, która utrudnia przyszłe zmiany (np. pozyskanie inwestora, przekazanie udziałów w ramach sukcesji).
Błędy te będą skutkowały narastającym niezadowoleniem wspólników, poczuciem niesprawiedliwości i będą powodowały konflikty między wspólnikami i trudności w zarządzaniu spółką lub też komplikacje przy planowaniu sukcesji lub restrukturyzacji, w tym przy ewentualnym wnoszeniu udziałów do fundacji rodzinnej (np. nieelastyczna struktura może to utrudnić).
Tworząc umowę spółki otwarcie przedyskutuj o wkładzie i deklarowanym zaangażowaniu i oczekiwaniach każdego wspólnika i rozważcie różne scenariusze i ich wpływ na strukturę udziałową. Skonsultujcie się, jak optymalnie ukształtować kapitał i prawa z udziałów, myśląc perspektywicznie.
Podsumowanie: Jak mądrze wystartować ze spółką i unikać pułapek?
Unikanie błędów to oszczędność czasu, pieniędzy i nerwów. Na początku, koszt porady prawnej, podatkowej, czy prawno-podatkowej wydaje się być zbędnym wydatkiem. Jednak staranne przepracowanie potrzeb i oczekiwań na etapie zakładania spółki to inwestycja w jej łatwiejszą przyszłość, w tym w łatwiejsze zarządzanie i ewentualne przyszłe przekształcenia czy planowanie sukcesji (na przykład z wykorzystaniem fundacji rodzinnych jako elementu takiego planowania, do czego solidne fundamenty spółki są kluczowe).
Działaj z rozwagą i nie ulegaj presji czasu lub też naciskom, aby pewne decyzje odłożyć na przyszłość.
Zakładanie spółki to skomplikowany proces. Jeśli chcesz mieć pewność, że wszystkie formalności zostaną dopełnione prawidłowo i Twoja spółka będzie miała solidne podstawy prawne, skontaktuj się ze mną gdyż specjalizuję się w prawie spółek i udzielę Ci wsparcia w przejściu przez ten proces bezpiecznie i efektywnie.
